เสาร์, 25 มี.ค. 2017
 
 

Resources

Login Form



Who's Online

เรามี 191 บุคคลทั่วไป ออนไลน์
การจัดการข้อมูลภายในองค์กร (Information Management)
User Rating: / 3
แย่ดีที่สุด 
วันอาทิตย์ที่ 28 กุมภาพันธ์ 2010 เวลา 13:37 น.
smaller text tool iconmedium text tool iconlarger text tool icon

โดย นายบางมด

     จากปัญหาด้านการสื่อสารภายในองค์กรซึ่งมีความไม่ต่อเนื่องของการไหลของข้อมูลตั้งแต่การรับใบสั่งซื้อ(PO) จากลูกค้าจนถึงสามารถยืนยันคำสั่งซื้อของลูกค้านั้น ปัจจุบันบริษัทฯ ใช้การส่งเอกสารใบรับคำสั่งซื้อด้วยการเดินเอกสารด้วยพนักงานเพื่อแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างฝ่ายหรือแผนก ซึ่งถ้าหากมีการดำเนินการทันทีและทำอย่างต่อเนื่องระหว่างฝ่ายหรือแผนกก็จะสามารถทำเสร็จได้ภายในครึ่งวัน ในการเดินเอกสารที่ใช้เวลาค่อนข้างมากนี้มีสาเหตุมาจากการวางตำแหน่งงานและหน้าที่ความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน กระบวนการในการส่งต่อค่อนข้างซับซ้อนผ่านหลายแผนกทำให้เสียเวลาในการรอข้อมูลระหว่างแผนกค่อนข้างสูง และบางครั้งพนักงานเดินเอกสารยอมส่งเอกสารทันที ดังนั้นจึงควรแก้ไขปัญหาทางด้านโครงสร้าง หน้าที่ความรับผิดชอบ และปรับปรุงกระบวนการส่งผ่านเอกสารและข้อมูลให้ง่ายขึ้นและลดความซับซ้อน ซึ่งวิธีดังกล่าวมานี้สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ โดยมีค่าใช้จ่ายต่ำ นอกจากนี้ยังสามารถนำระบบ e-Document มาใช้จัดส่งเอกสาร เพื่อลดความไม่ต่อเนื่องของการไหลของเอกสารและข้อมูล แต่ต้องมีการลงทุนสูงในการติดตั้งระบบนี้
     ปัญหาที่สำคัญด้านข้อมูลอีกประการหนึ่ง นั่นคือระบบจัดเก็บข้อมูลในการบริหารงาน เช่น ข้อมูลการจัดซื้อวัตถุดิบ จำนวนวัตถุดิบคงคลัง รวมถึงจำนวนสินค้าสำเร็จรูปของบริษัท ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันยังขาดเสถียรภาพและความถูกต้องแม่นยำ สาเหตุมาจากการใช้ซอฟท์แวร์ที่จัดทำขึ้นเองเพื่อใช้ในองค์กร ซึ่งซอฟท์แวร์นี้รองรับการใช้งานได้ระดับหนึ่ง แต่ยังมีประสิทธิภาพไม่เพียงพอ ดังนั้นการนำโปรแกรมซอฟต์แวร์ระบบ ERP(Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร ที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า จะสามารถช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของอค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย แต่ทั้งนี้ การที่จะนำระบบ ERP มาใช้นั้น บริษัทจำเป็นต้องใช้เงินลงทุนสูงมากเพื่อติดตั้งทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ และฝึกอบรมพนักงานให้สามารถใช้งานโปรแกรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอบเขตของระบบ ERP ที่บริษัทสามารถนำมาใช้ได้


     ประโยชน์ที่บริษัทได้รับจากการติดตั้งระบบ ERP
         - เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ของบริษัท เนื่องจากหน่วยงานต่างๆ ภายในบริษัทสามารถเชื่อมโยงเข้าในระบบเดียวกัน ทำให้แต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคล เครื่องจักรหรือแม้กระทั่งวัตถุดิบ ซึ่งจะทำให้บริษัทย่นระยะเวลาในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ด้วยการใช้ทรัพยากรที่ลดลง และข้อมูลดังกล่าวยังเป็นประโยชน์กับการวางแผนในระยะยาวของบริษัทอีกด้วย
         - ช่วยปรับปรุงระบบงานและประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้นเนื่องจากข้อมูลต่างๆ ได้มีอยู่แล้วอย่างถูกต้อง สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
         - เพิ่มความสามารถในการควบคุมกระบวนการต่างๆ ของบริษัท เนื่องจากสามารถตรวจสอบความก้าวหน้าของงานต่างๆ ภายในบริษัทผ่านระบบเดียวกัน โดยเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ที่เหมือนกันทั้งหมด ไม่ว่าจะใช้โปรแกรมอะไรเข้าไปดูข้อมูล ทำให้บริษัทประหยัดเวลาในการทำงานและตอบสนองต่อตลาดได้อย่างทันท่วงที ส่งผลต่ออัตราผลตอบแทนของบริษัทในที่สุด
         - เป็นการรวมการใช้งานของโปรแกรมต่างๆ ที่บริษัทใช้อยู่ให้ใช้ได้อย่างสะดวกมากขึ้น โดยระบบ ERP จะรวมการใช้งานของโปรแกรมต่างๆ เข้ามาอยู่ในหน้าจอการทำงานเดียวกัน ซึ่งสร้างความสะดวกให้กับผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก
         - ปรับปรุงระบบบริหารการเงินของบริษัท โดย ERP สามารถเข้าไปช่วยในการบริหารใบสั่งสินค้า เจ้าหนี้และลูกหนี้การค้าได้เป็นอย่างดีทำให้การบริหารเงินสดของบริษัทมีสภาพคล่องซึ่งเป็นการง่ายต่อการบริหารงบประมาณของบริษัท


     ข้อควรคำนึงของบริษัทในการใช้ระบบ ERP
         - การให้ความรู้และชี้แจงถึงสาเหตุและประโยชน์ของ ERP กับพนักงานในบริษัท เพื่อทำความเข้าใจกับพนักงานในการใช้โปรแกรมดังกล่าว ว่าไม่ได้เป็นการเพิ่มงานหรือนำไปสู่การลดจำนวนพนักงานแต่อย่างใด กลับจะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อคำนึงนี้สำคัญมากเนื่องจากหากเกิดแรงต้านขึ้นมาแล้ว จะส่งผลกระทบอย่างมากถึงการติดตั้งและการใช้โปรแกรมในอนาคต
         - ไม่ควรใช้ ERP เวอร์ชั่นใหม่ที่เพิ่งออกสู่ตลาดได้ไม่นานนัก เนื่องจากโปรแกรมอาจมีปัญหาเรื่องบักหรือขาดความสมบูรณ์บางอย่าง ทำให้เสียเวลาในการแก้ไข ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัทได้ ทางที่ดีควรศึกษาให้รอบคอบก่อนตัดสินใจเลือก
         - บริษัทควรจัดทำ Vendor Scorecard เพื่อเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของผู้ขายโปรแกรมแต่ละราย เนื่องจากการใช้ ERP บริษัทต้องลงทุนสูงทั้งเงิน เวลา และต้นทุนแฝงอื่นๆ อีกมากมาย และเป็นที่แน่นอนว่าจะต้องใช้ทีมที่ปรึกษาซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงบางครั้งอาจสูงกว่าราคาของโปรแกรมเองด้วยซ้ำไป
         - การฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายฝึกอบรมมักถูกประเมินไว้น้อยกว่าความเป็นจริงมากที่สุด โดยค่าใช้จ่ายด้านการฝึกหัดหรือฝึกอบรมเป็นปัจจัยหนึ่งที่ผู้ที่ใช้กระบวนการ ERP ยอมรับเกือบเป็นเอกฉันท์ว่าเป็นมักมีการใช้จ่ายเกินงบมากที่สุดค่าใช้จ่ายด้านนี้มักจะสูงเนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่จะต้องเรียนกระบวนการใหม่ทั้งหมด ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทรับฝึกหัดพนักงานภายนอกจะไม่สามารถให้ความช่วยเหลือด้านนี้ได้ บริษัทเหล่านี้มักมุ่งเน้นที่การสอนวิธีการใช้ซอฟต์แวร์ แต่ไม่ได้ให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำธุรกิจและกระบวนการทำงานที่เป็นจริง และประยุกต์ใช้
         - การรวมระบบและการทดสอบ การที่จะสร้างความเชื่อมโยงของ ERP ให้เข้ากับโปรแกรมอื่นๆ นั้นอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเกินจริงขึ้นมาอีก เนื่องจากจะต้องทำไปทีละกรณีๆ ไป ซึ่งรวมถึงการเพิ่มโมดูลหรือปรับปรุงโปรแกรมให้ทันสมัย ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ตามมาอีก อาทิ การทดสอบการเชื่อมโยงโปรแกรม เป็นต้น
         - ลักษณะเฉพาะทาง สิ่งที่เพิ่มเติมเข้ามาจาก ERP ซึ่งจะต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงมากเนื่องจากบางโปรแกรมใช้กับบางกระบวนการของบริษัทไม่ได้ จำต้องพัฒนาหรือเพิ่มกระบวนการใหม่เข้าไปในโปรแกรม ซึ่งการจัดทำปรับปรุงเพิ่มเติมนี้มันจะต้องไปปรับเปลี่ยนหลายสิ่งหลายอย่างต่อเนื่องจากแต่ละโมดูลใน ERP จะเชื่อมโยงกัน นอกจากนี้แล้วยังอาจต้องจ้างเจ้าหน้าที่มาดูแลโดยเฉพาะเนื่องจากตัวแทนขายจะไม่รับผิดชอบนอกเหนือจากที่ตกลงกันเท่านั้น
         - การแปลงข้อมูล การเคลื่อนย้ายหรือแปลงข้อมูลของบริษัท เพื่อเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบใหม่ ERP ซึ่งโดยทั่วไปแล้วบริษัทส่วนใหญ่จะนึกไม่ถึงว่าการเคลื่อนย้ายหรือแปลงข้อมูลเพื่อเข้าสู่ระบบใหม่จะมีค่าใช้จ่ายมากมายขนาดนั้น แต่การชำระหรือแปลงข้อมูลก็เป็นสิ่งจำเป็นและต้องทำสำหรับบริษัทที่คิดจะใช้ ERP อยู่ดี
         - การวิเคราะห์ข้อมูล บ่อยครั้งที่ข้อมูลจากระบบ ERP จะถูกรวมกับข้อมูลจากระบบภายนอกเพื่อการวิเคราะห์ ปกติแล้วจะต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายในส่วนของคลังข้อมูลไปในค่าติดตั้ง ERP ด้วย และจำเป็นสำหรับการทำให้ระบบดำเนินไปอย่างไหลลื่นมากขึ้น การปรับปรุงข้อมูลในคลังข้อมูลทุกวันคงเป็นเรื่องที่ยากและอาจทำให้ ERP ลดประสิทธิภาพการทำงานลง ฉะนั้นการติดตั้งโปรแกรมเฉพาะทางจะช่วยและวิเคราะห์ข้อมูลในแต่ละวันได้ แต่อาจต้องแลกกับค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นอีกมาก
         - ค่าที่ปรึกษา เมื่อผู้ใช้โปรแกรมหรือบริษัทไม่ได้วางแผนไว้ว่าจะเลิกพึ่งที่ปรึกษาเมื่อใดนั้น บริษัทควรที่จะตั้งเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ให้กับที่ปรึกษาในการฝึกอบรมหรือให้คำแนะนำพนักงาน ยกตัวอย่างเช่น การกำหนดเป้าหมายของจำนวนผู้ใช้โปรแกรมที่ต้องผ่านการทดสอบหลังการอบรม เป็นต้น
         - การสูญเสียมือดีไป การทำ ERP ให้สำเร็จนั้น บางครั้งอาจต้องจัดพนักงานที่ดีและเก่งที่สุดจากแผนกธุรกิจและสารสนเทศเข้าประจำโครงการ ERP เนื่องจากโปรแกรมดังกล่าวมีความซับซ้อนและสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่ข่าวร้ายก็คือเมื่อจบโครงการนี้ไปแล้ว บางครั้งจะต้องมีการสับเปลี่ยนพนักงาน และที่สำคัญอาจทำให้บริษัทที่ปรึกษาหลายแห่งพยายามแย่งตัวคนเหล่านี้ด้วยค่าตอบแทนที่คุณไม่สามารถให้คนเหล่านี้ได้ ทำให้คุณต้องเสียคนเหล่านี้ไปในที่สุด
         - การอิมพลีเมนต์ที่ไม่รู้จบ บริษัทส่วนใหญ่มักจะทำการอิมพลีเมนต์ ERP เหมือนกับโปรแกรมอื่นๆ โดยเมื่อติดตั้งระบบ ERP เสร็จ จะให้พนักงานกลับไปทำงานหน้าที่เดิม แต่สำหรับ ERP แล้วไม่เป็นอย่างนั้น เนื่องจากบุคคลเหล่านี้มีค่าและความสามารถเกินกว่าที่จะกลับไปทำงานเดิมได้ เพราะว่าคนเหล่านี้มีความเชี่ยวชาญในระบบ และเป็นการยากที่บริษัทจะส่งพวกเขาเหล่านั้นกลับไปทำงานเดิม เนื่องจากงาน ERP หลังการติดตั้งนั้นมีมากกว่าที่คิดกัน แค่การเขียนหรือจัดทำรายงานจากข้อมูลที่ได้จากระบบ ERP นั้นก็ต้องใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งปีแล้ว ยังไม่นับขั้นตอนการวิเคราะห์ประมาณการณ์ว่าจะทำให้บริษัทได้ผลตอบแทนกลับมาเป็นจำนวนเท่าใด จึงทำให้บางครั้งอาจต้องมีการขอกำลังคนหรืองบประมาณเพิ่มอย่างเร่งด่วนหลังจากการเปิดใช้ระบบซึ่งอาจต้องใช้เวลานานกว่าจะได้ผลตอบแทนคืนมา
         - การนั่งรอผลตอบแทนที่ได้จากการใช้ ERP สิ่งหนึ่งที่บริษัทเข้าใจผิด คือคิดว่าบริษัทจะได้รับผลตอบแทนกลับมาทันทีเมื่อติดตั้งระบบเสร็จ ในขณะที่ทีมอิมพลีเมนต์อยากหยุดงานนี้พร้อมกับรับค่าตอบแทนแทบจะทันที ดังนั้นหากจะเลือกใช้ ERP แล้วจะต้องเข้าใจว่าระบบจะให้ผลตอบแทนหลังจากใช้งานไประยะหนึ่ง และบางครั้งผลตอบแทนอาจจะกลับมาในรูปของผลการดำเนินงานมากกว่าเม็ดเงิน


จำนวนผู้ชม 14315 ครั้ง

  กรุณาล็อกอินเข้าสู่ระบบก่อนเขียนข้อความเสนอแนะความคิดเห็นของท่าน(Comments) หรือให้คะแนนความนิยม (Rating) ของข่าวและบทความ