อังคาร, 25 พ.ย. 2014
 
 

Resources

Login Form



Who's Online

เรามี 34 บุคคลทั่วไป ออนไลน์

Visitors Counter

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterวันนี้554
mod_vvisit_counterเมื่อวาน4683
mod_vvisit_counterสัปดาห์นี้14100
mod_vvisit_counterสับดาห์ที่แล้ว31400
mod_vvisit_counterเดือนนี้106180
mod_vvisit_counterเดือนที่แล้ว100330
mod_vvisit_counterทั้งหมด5578460

Online (20 minutes ago): 71
Your IP: 54.205.105.23
,
Now: 2014-11-26 05:53
กระบวนการจัดซื้อจัดหา (Purchasing Process)
User Rating: / 34
แย่ดีที่สุด 
วันอังคารที่ 09 มิถุนายน 2009 เวลา 23:47 น.
smaller text tool iconmedium text tool iconlarger text tool icon

เรียบเรียงโดย สรวิศ รัตนพิไชย
บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม
สาขาการจัดการโลจิสติกส์ (รุ่น 5) 
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

 

       จากแนวคิดโซ่คุณค่า (Value Chain) ของ Ploter (1985) ซึ่งเป็นแนวคิดที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายเพื่อพิจารณาหาความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท กิจกรรมคือ กิจกรรมหลัก (Primary Activities) ได้แก่ กิจกรรมในฝ่ายต่างๆ เช่น การขนส่งวัตถุดิบขาเข้า (Inbound Logistics) การปฏิบัติการ (Operations) การขนส่งสินค้าขาออก (Outbound Logistics) การขายและการตลาด (Marketing and Sales) การบริการลูกค้า (Service) และกิจกรรมสนับสนุน (Support Activities) ได้แก่กิจกรรมในส่วนสาธารณูปโภคต่างๆ เช่นการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) การพัฒนาเทคโนโลยี (Technology Development) การจัดหา (Procurement) สิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐานขององค์กร (Firm Infrastructure) ซึ่งกิจกรรมที่สนับสนุนเหล่านี้จะถูกจัดตั้งขึ้นเป็นแผนกต่างๆ แยกออกจากกิจกรรมหลักภายในธุรกิจอย่างชัดเจน ทั้งนี้ความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันทางธุรกิจจะได้มาจากวิธีที่ธุรกิจจัดการและปฏิบัติกิจกรรมต่างๆ เหล่านี้ภายในห่วงโซ่คุณค่า เพื่อชิงความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง ธุรกิจ และจะต้องหาวิธีส่งคุณค่าต่างๆ ไปยังลูกค้าโดยผ่านการปฏิบัติกิจกรรมต่างๆ เหล่านี้ โดยเพิ่มประสิทธิภาพให้มากกว่าคู่แข่งหรือสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง (ทวีศักดิ์ เทพพิทักษ์, 2548) ซึ่งจากกิจกรรมในโซ่คุณค่า จะเห็นได้ว่า การจัดซื้อจัดหา (Procurement) เป็นกิจกรรมหนึ่งในกิจกรรมสนับสนุนด้วย

รูปที่ 1 แนวคิดกิจกรรมในโซ่คุณค่า (Value Chain) ของ Porter ที่มา: Coyle, et al., 2003

 

           นอกจากนี้ ท่ามกลางการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบัน ผู้บริหารขององค์กรต่างได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของการลดต้นทุนจากการจัดซื้อ การปรับปรุงคุณภาพของโซ่อุปทาน การสรรหาแหล่งเทคโนโลยี และวิธีการเพื่อปรับปรุงระยะเวลาการทำงาน (Cycle Time) การให้ผู้ขาย (Supplier) เข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาปรับปรุงผลิตภัณฑ์และกระบวนการผลิต และการปรับปรุงกระบวนการให้กระชับขึ้น (Streamline Process) รวมไปถึงการให้ความสำคัญในการคัดสรรบุคลากรที่ทำหน้าที่จัดซื้อด้วย (Monczka, et al., 2002)
           จากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น จะเห็นได้ว่าการปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหานั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในการเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน หรือทำให้องค์ประสบความสำเร็จทางธุรกิจ และได้ผลกำไรสูงสุดได้ ดังนั้นในการปรับปรุงเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อจัดหาให้สัมฤทธิ์ผลได้นั้น        จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทราบถึง ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องของการจัดซื้อจัดหา วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา นโยบายการจัดซื้อจัดหา หน้าที่ความรับผิดชอบของการจัดซื้อจัดหา และกระบวนการจัดซื้อจัดหา ก่อน ซึ่งจะได้กล่าวดังต่อไปนี้

 

ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องของการจัดซื้อจัดหา
           มีผู้ให้ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อไว้มากมาย ดังนี้
                 - Weele (2005) ให้ความหมายของการจัดซื้อไว้ คือ การบริหารจัดการแหล่งทรัพยากรภายนอกของ  องค์กร ซึ่งได้แก่ สินค้า งานบริการ ความสามารถ (Capabilities) และความรู้ (Knowledge) ที่มีส่วนสำคัญในการดำเนินงาน ธำรงรักษาไว้ และบริหารจัดการกิจกรรมหลัก (Primary Activities)       และกิจกรรมสนับสนุน (Support Activities) เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
                 - Leenders, et al. (2006) กล่าวว่าบางสถาบันได้ให้คำนิยามของการจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการพัสดุ (Supply Management) และการจัดหา (Procurement) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ หรือการ  จัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่ประกอบด้วย
                            (1) การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า
                            (2) การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา
                            (3) การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ
                            (4) การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม
                            (5) การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย
                            (6) การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ
                            (7) การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ ซึ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของการจัดซื้อยังอาจรวมไปถึงการรับมอบสินค้า (Receiving) การตรวจสอบสินค้า (Inspection) การจัดเก็บสินค้า (Storage) การขนย้ายสินค้า (Material Handling) การจัดตาราง (Scheduling) การจัดส่งทั้งขาเข้าและออก (Inbound and Outbound Traffic) และการทำลายทิ้ง (Disposal) แต่การจัดซื้อยังมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องในโซ่อุปทาน (Supply Chain) อีกด้วย เช่น การเข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้องกับลูกค้า และลูกค้าของลูกค้า รวมไปถึงผู้ส่งมอบของผู้ส่งมอบ ซึ่งการขยายขอบเขตส่วนเกี่ยวข้องนี้รวมเรียกว่าการจัดการโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) โดยการจัดการโซ่อุปทานนี้จะมุ่งเน้นการลดต้นทุน และลดระยเวลาภายในโซ่อุปทานเพื่อให้ได้รับประโยชน์ไปถึงลูกค้าขั้นสุดท้ายของโซ่อุปทาน และด้วยแนวความคิดนี้เอง จึงทำให้การแข่งขันในระดับองค์กรถูกเปลี่ยนไปเป็นการแข่งขันในระดับโซ่อุปทานในอนาคต
                 - อดุลย์ จาตุรงคกุล (2547) ได้ให้ความหมายของการจัดซื้อไว้ว่า เป็นกระบวนการที่บริษัทต่าง ๆ ทําสัญญากับบุคคลฝ่ายที่สามเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างมีจังหวะเวลา และมีต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ จากคำจำกัดความข้างต้น จะเห็นได้ว่า    กิจกรรมนี้เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานพัสดุเพราะไม่ใช่เป็นแต่เพียงงานจัดซื้อเท่านั้น ยังขยายไปถึงการวางแผนและการวางนโยบายครอบคลุมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องด้วยกัน กิจกรรมเหล่านี้ ได้แก่ การวิจัย และการพัฒนาการเลือกวัสดุที่เหมาะสมและการเลือกแหล่งขายที่ถูกต้อง การติดตามผลเพื่อให้การนำส่งเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ตกลงกัน การตรวจสอบสินค้าที่นําส่งเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นสินค้าที่มีคุณสมบัติและจํานวนตรงตามที่ได้วางไว้ และตลอดจนการพัฒนาการติดต่อประสานงานกันกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวพันกันเป็นต้น
                 - อรุณ บริรักษ์ (2550) กล่าวถึงความหมายของการจัดซื้อจัดหา (Procurement) โดยเรียบเรียงจาก         คำบรรยายของ ดร. วิทยา สุหฤทดำรง ไว้ คือ กระบวนการที่บริษัทหรือองค์กรต่างๆ ตกลงทำการ    ซื้อขายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการที่ต้องการเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างมีจังหวะเวลาและมีต้นทุนที่เหมาะสม โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพปริมาณที่ถูกต้อง ตรงตามเวลาที่ต้องการ ในราคาที่เหมาะสมจากแหล่งขายที่มีความน่าเชื่อถือ
          นอกจากความหมายของการจัดซื้อจัดหาที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น ปัจจุบันได้เกิดมีความหมายใหม่ของการจัดซื้อขึ้นอีกซึ่งคือ การจัดซื้อแบบลีน (Lean Purchasing) หรือการจัดการพัสดุแบบลีน (Lean Supply Management) การจัดซื้อแบบลีนนั้นได้ถูกนำมาใช้ก่อนในอุตสาหกรรมการผลิตสินค้า ซึ่งเป็นการนำเอาระบบการผลิตแบบทันเวลา (Just in Time; JIT) และเทคนิคต่างๆ มาใช้เพื่อเพิ่มมูลค่าในกระบวนการจัดซื้อจัดหาพัสดุ ลดระดับสินค้าคงคลัง และลดระยะเวลาระหว่างกระบวนการให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการติดต่อสื่อสารและแบ่งปัน (Share) ข้อมูลแบบ        ต่อเนื่อง และทันที (Leenders, et al., 2006)
           อรุณ บริรักษ์ (2550) ยังได้กล่าวถึงการเพิ่มประสิทธิภาพให้งานจัดซื้อตามแนวคิดแนวคิดการผลิตแบบลีน (Lean Manufacturing) โดยเรียบเรียงจากคำบรรยายของ ดร. วิทยา สุหฤทดำรง ไว้ว่า แนวคิดนี้มีหลักการมุ่งเน้นไปที่การจัดการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานภายในโรงงาน ซึ่งนั่นเป็นเพียงส่วนหนึ่งขององค์กรแบบลีน (Lean Enterprise) ซึ่งหากพิจารณาให้ดีแล้วจะพบว่าต้นทุนครึ่งหนึ่งของการจัดซื้อจัดหานั้นมากกว่าต้นทุนที่ใช้ในกระบวนการผลิตขององค์กร ด้วยเหตุนี้เองแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดหาแบบลีน (Lean Procurement) จึงเกิดขึ้นโดยมีเป้าหมายเพื่อลดความสูญเปล่า (Waste) ทั้ง 7 ประการที่ไม่จำเป็นที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาทั้งภายในองค์กรเอง และระหว่างองค์กรต่อองค์กร โดยนำเทคนิคแบบลีน และเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ มาช่วยในการพัฒนาเพื่อลดความสูญเปล่า ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบกระบวนการจัดซื้อจัดหาที่ไม่เหมาะสม การรอคอยที่ยาวนานเกินความจำเป็นในแต่ละขั้นตอนการจัดซื้อจัดหา การเก็บสินค้าคงคลังที่เกินความต้องการ การจัดส่งหรือการเคลื่อนย้ายใบขอเสนอซื้อ (Purchase Requisition; PR) หรือใบสั่งซื้อ (Purchase Order; PO) หรือ   วัตถุดิบสินค้าต่างๆ ทั้งภายในองค์กรและระหว่างองค์กรเกินความจำเป็น การเกิดความผิดพลาดใน  แต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เป็นต้น ซึ่งสามารถเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อจัดหาแบบทั่วไป และการจัดซื้อจัดหาแบบลีน ได้ดังนี้

การจัดซื้อจัดหาแบบทั่วไป                                                                                        

 การจัดซื้อจัดหาแบบลีน (Lean) 

 1. มีจำนวนผู้ส่งมอบวัตถุดิบ (Supplier) หลายราย  1. มีจำนวนผู้ส่งมอบวัตถุดิบ (Supplier) น้อยราย โดยแบ่งกลุ่มของผู้ส่งมอบวัตถุดิบออกเป็นลำดับชั้นตามเกณฑ์ที่กำหนดเพื่อง่ายต่อการพิจารณาหาผู้ส่งมอบวัตถุดิบที่เหมาะสม
 2. มีข้อจำกัดทางด้านความรู้ความเข้าใจในเรื่องสายธารคุณค่า (Value Stream)  2. มีความพยายามในการสร้างสรรค์เครือข่ายของการผลิตให้มีความยืดหยุ่น
 3. มีความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบวัตถุดิบแบบหลวมๆ และไม่มีข้อตกลงระยะยาว  3. มีความสัมพันธ์กับผู้ส่งมอบวัตถุดิบในเชิงลึก และมีข้อตกลงระยะยาว
 4. การเจรจาต่อรองกับผู้ส่งมอบวัตถุดิบเป็นแบบ ผู้ชนะ-ผู้แพ้ (Win-Lose)  4. การรักษาผลประโยชน์ระหว่างกันเป็นแบบผู้ชนะ-ผู้ชนะ (Win-Win)
 5. มีข้อจำกัดทางด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารซึ่งกันและกัน  5. เป็นการสื่อสารแบบสองทาง มีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ร่วมกัน
 6. ผู้ส่งมอบวัตถุดิบไม่ได้รับการตรวจสอบยืนยันคุณภาพของสินค้า  6. ผู้ส่งมอบวัตถุดิบได้รับการตรวจสอบยืนยัน คุณภาพของสินค้า
 7. ต้องทำการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าจากผู้ส่งมอบวัตถุดิบก่อนเสมอ  7. ทำการตรวจสอบคุณภาพและข้อจำกัดของสินค้าตั้งแต่อยู่ในกระบวนการผลิตของผู้ส่งมอบวัตถุดิบ
 8. ทำการตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าโดยอิงราคาของสินค้าเป็นหลัก  8. ทำการตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าโดยอิงคุณภาพและราคาควบคู่กัน
 9. ผู้ส่งมอบวัตถุดิบไม่ให้ความร่วมมือในการแก้ไขปัญหาหรือการปรับปรุง  9. มีข้อตกลงร่วมกันในการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องโดยการประสานร่วมมือกับผู้ส่งมอบวัตถุดิบในการปรับปรุงกระบวนการ


ตารางที่  1 การเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อจัดหาแบบทั่วไป และการจัดซื้อจัดหาแบบลีน (Lean)


วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดหา

            อดุลย์ จาตุรงคกุล (2547) กล่าวว่า ตามความคิดสมัยดั้งเดิมนั้น วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อก็เพื่อทำการซื้อวัสดุ และบริการให้มีคุณภาพที่ถูกต้องในปริมาณที่ถูกต้องโดยมีราคาที่ถูกต้อง จากแหล่งขายที่ถูกต้องและในเวลาที่ถูกต้อง ในปัจจุบันวัตถุประสงค์ของการจัดซื้อมุ่งที่การบริหารทั่วไป ด้วยวัตถุประสงค์ในลักษณะเช่นนี้สามารถอธิบายแยกย่อยได้ 10 ประการ คือ
                1) เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของบริษัท ด้วยการจัดวัสดุ และบริการสนองให้โดยไม่   ขาดสาย เพื่อมิให้กระบวนการผลิตหยุดชะงักเนื่องจากการขาดวัสดุ 
                2) ทำการซื้อโดยได้ราคาไม่เกินกว่าคู่แข่งขัน และทำการเสาะแสวงหาสิ่งที่มีคุณค่าที่ดีกว่าในราคาที่ต้องจ่ายไป
                3) รักษาคุณภาพของวัสดุที่ทําการซื้อให้อยู่ในมาตรฐานเพียงพอสําหรับใช้งาน
                4) รักษาระดับความเสียหายอันเกิดแก่การลงทุนในวัสดุให้น้อยที่สุด โดยขจัดการซื้อซ้ำกัน ความสูญเสีย และล้าสมัยอันเนื่องมาจากการเก็บรักษาที่ขาดประสิทธิภาพ 
                5) สร้างแหล่งขายสินค้าที่เชื่อถือได้ไว้เป็นแหล่งสํารองในการจัดหาวัสดุ
                6) รักษาฐานะการแข่งขันให้กับบริษัท
                7) พัฒนาให้เกิดความสัมพันธ์กับผู้ขายสินค้าเพื่อขจัดปัญหาต่าง ๆ และยังทำให้การจัดซื้อสิ่งของได้ในราคาและบริการที่ดี และมีภาพพจน์ที่ดี
                8) แสวงหาความร่วมมือกับแผนกอื่น ๆ ในบริษัท   ซึ่งก็ต้องทําความเข้าใจถึงความต้องการของแผนกอื่นเพื่อที่จะให้การสนับสนุนทางด้านวัสดุได้ดีกว่า
                9) ฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรฝ่ายจัดซื้อ  เพื่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำงานให้แผนก  และบริษัทจนประสบความสำเร็จ
                10) จัดทำนโยบายและวิธีการเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น  โดยให้มีต้นทุนในการดำเนินการตามความเหมาะสม
            วัตถุประสงค์ทั้งหมดที่ได้กล่าวมานี้ ใช้ได้กับการจัดซื้อในอุตสาหกรรมทุกประเภท นอกจากนี้ยังใช้ได้กับอุตสาหกรรมการผลิตสินค้า  หน่วยราชการ  มหาวิทยาลัย  โรงพยาบาล และประเภทอื่น ๆ ที่  ไม่ใช่การซื้อเพื่อนำไปขายต่อ ได้อีกด้วย
            นอกจากนี้ Monczka, et al. (2005) ยังได้จำแนกวัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ (Purchasing Objectives) ของหน่วยงานการจัดซื้อระดับโลก (World Class) ซึ่งมีรายละเอียดครอบคุลมมากกว่าวัตถุประสงค์การจัดซื้อแบบดั้งเดิม ที่มีแต่เพียงความต้องการจะได้รับสินค้าและบริการตามต้องการเท่านั้น โดยมีวัตถุประสงค์ไว้ดังนี้
                 1) สนับสนุนความต้องการในการปฏิบัติงาน (Support Operational Requirements)
                 2) บริหารจัดการกระบวนการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Manage the Purchasing Process Efficiently and Effectively)
                 3) คัดเลือก พัฒนา และรักษาไว้ซึ่งแหล่งของสินค้า(Select, Develop, and Maintain Source of Supply)
                 4) เสริมสร้างสัมพันธภาพระหว่างหน่วยงาน (Develop Strong Relationships with Other Function Groups)
                 5) รองรับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร (Support Organizational Goals and Objectives)
                 6) พัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์องค์กร (Develop Integrated Purchasing Strategies That Support Organizational Strategies)

 

นโยบายการจัดซื้อจัดหา
             จากวัตถุประสงค์ของการจัดซื้อที่กล่าวมาแล้วนั้น องค์กรจะกำหนดนโยบายการจัดซื้อเพื่อทำให้การจัดซื้อประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยจะกำหนดนโยบายไว้ดังนี้ (อดุลย์ จาตุรงคกุล, 2547)
                 1) การจัดซื้อพัสดุที่ได้คุณภาพถูกต้อง (Right Quality)
                 2) ปริมาณที่ถูกต้อง (Right Quantity)
                 3) จังหวะเวลาถูกต้อง (Right Time)
                 4) ราคาที่ถูกต้อง (Right Price)
                 5) แหล่งขายที่ถูกต้อง (Right Source) 
                 6) สถานที่ถูกต้อง (Right Place)

 

หน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดซื้อจัดหา
            Monczka, et al. (2005) ได้จำแนกหน้าที่ความรับผิดชอบการจัดซื้อ (Responsibilities of Purchasing) ไว้ดังนี้คือ
                 1) พิจารณาและคัดเลือกผู้ขาย (Evaluate and Select Suppliers)
                 2) ตรวจสอบข้อมูลคุณสมบัติทางด้านเทคนิคของพัสดุที่จะจัดซื้อ (Review Specification)
                 3) เป็นผู้ติดต่อประสานงานคนแรกกับผู้ขาย (Act as Primary Contact with Suppliers)
                 4) เลือกวิธีจัดซื้อจัดจ้าง (Determine the Method of Awarding Purchase Contracts)
            นอกจากหน้าที่ความรับผิดชอบการจัดซื้อ ตามการจำแนกของ Monczka, et al. (2005) แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะต้องรับผิดชอบทั้งงานบริหาร และงานประจำวัน งานต่าง ๆ โดยมีรายละเอียดของหน้าที่ดังนี้ (อดุลย์ จาตุรงคกุล, 2547) 
 1) ข่าวสารทั่วไป
       (1) ทำบันทึกการซื้อ
       (2) ทำบันทึกราคา
       (3) ทำบันทึกสต็อกและการใช้
       (4) ทำบันทึกเกี่ยวกับผู้ขาย
       (5) ทำบันทึกแฟ้มคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าที่ต้องการ
       (6) ทำบันทึกแฟ้มแคตาล็อก
 2) การวิจัย
       (1) จัดทำการศึกษาตลาด
       (2) จัดทำการศึกษาพัสดุ
       (3) จัดทำการวิเคราะห์ต้นทุน / ราคา
       (4) จัดทำการวิเคราะห์ค่าพัสดุ
       (5) สอบสวนแหล่งพัสดุ
       (6) ตรวจสอบโรงงานผู้ขาย
       (7) พัฒนาแหล่งขาย
       (8) พัฒนาแหล่งและพัสดุที่จะเอาไว้ใช้เป็นทางเลือก
 3)  การจัดซื้อ
       (1) ตรวจใบขอซื้อ
       (2) แสวงหาใบเสนอราคา
       (3) วิเคราะห์ใบเสนอราคา
       (4) ทำการเลือกว่าจะซื้อโดยจัดทำสัญญาหรือซื้อเงินสด
       (5) วางตารางการซื้อและส่งของ
       (6) สัมภาษณ์พนักงานขาย
       (7) ต่อรองราคาและเขียนสัญญา
       (8) ออกใบสั่งซื้อ
       (9) ตรวจเงื่อนไขทางกฎหมายในสัญญา
       (10) ติดตามผลการส่งของ
       (11) ตรวจใบรับพัสดุ
       (12) ตรวจใบแจ้งหนี้ (Invoice)
       (13) โต้ตอบจดหมายกับผู้ขาย
       (14) ทำการปรับให้ถูกต้องกับผู้ขาย
 4) การบริหารพัสดุ
       (1) เก็บรักษาสต็อกให้น้อยที่สุด
       (2) ปรับปรุงการหมุนเวียนของพัสดุ
       (3) โยกย้ายพัสดุ
       (4) หลีกเลี่ยงพัสดุเกินความจำเป็นและล้าสมัย
       (5) จัดให้มีหีบห่อและสิ่งบรรจุที่มีมาตรฐาน
       (6) จัดทำบัญชีของสิ่งบรรจุที่ต้องคืนผู้ขาย
       (7) รายงานพันธกรณีที่มีเป็นระยะ ๆ
 5) เบ็ดเตล็ด
       (1) คาดคะเนต้นทุน
       (2) จำหน่ายวัสดุที่เป็นซาก ล้าสมัย และวัสดุเกินความต้องการ
 6) กิจกรรมพิเศษ (มีกิจกรรมอื่นที่นอกเหนือจากกิจกรรมจัดซื้ออีกมาก โดยปกติมักทำร่วมกับแผนกอื่นโดยการให้คำแนะนำหรือร่มตัดสินใจด้วย) กิจกรรมเหล่านี้ พอจะยกตัวอย่างได้ดังนี้
       (1) ตัดสินใจว่าจะผลิตเองหรือซื้อ
       (2) การทำให้เป็นมาตรฐาน
       (3) การออกคุณลักษณะเฉพาะ (สเปค หรือ Specifications)
       (4) การหาพัสดุแทน
       (5) การยอมรับการทดสอบพัสดุ
       (6) งบประมาณสำหรับพัสดุ
       (7) การควบคุมพัสดุคงคลัง
       (8) เลือกอุปกรณ์หลัก
       (9) โครงการก่อสร้าง
      (10) การให้โครงการผลิตเป็นไปตามพัสดุที่มีหรือหาได้

 

กระบวนการจัดซื้อจัดหา
             Monczka, et al. (2005) ได้แบ่งจำแนกกระบวนการจัดซื้อไว้  6 กระบวนการสำคัญ ดังแสดงในรูปที่ 2.2 คือ
                   1) การตรวจสอบความต้องการพัสดุ (Product) หรืองานบริการ (Service) ของผู้ใช้งาน (User)
                   2) การประเมินศักยภาพของผู้ขาย (Supplier)
                   3) การประกวดราคา (Bidding) ต่อรองราคา (Negotiation) และคัดเลือกผู้ขาย (Supplier Selection)
                   4) การอนุมัติการจัดซื้อ (Purchase Approval)
                   5) การปล่อยและรับความต้องการจัดซื้อ (Release and Receive Purchase Requirements)
                  6) การประเมินผู้ขาย (Measure Supplier Performance)

 

รูปที่ 2 แผนภาพแสดงกระบวนการจัดซื้อ ที่มา: Monczka, et al. (2005)

             จากแผนภาพแสดงกระบวนการจัดซื้อตามรูปที่ 2 ขั้นตอนต่างๆ อาจมีความแตกต่างไปตามโครงสร้างของแต่ละองค์กร (Organization) รายการจัดซื้อพัสดุที่ต้องซื้อแบบหรือรุ่นใหม่อยู่เสมอ หรือรายการพัสดุที่มีการซื้อซ้ำ รวมถึงอำนาจอนุมัติจัดซื้อในกระบวนการอนุมัติจัดซื้อด้วย (Monczka, et al., 2005)
              Leenders, et al. (2006) อธิบายกระบวนการจัดหาพัสดุไว้ว่า กระบวนการจัดหาพัสดุนั้น โดยพื้นฐานแล้วคือกระบวนการติดต่อสื่อสารนั่นเอง โดยสื่อสารถึงความต้องการพัสดุหรือสินค้า และต้องการส่งความต้องการนี้ไปให้กับผู้ส่งมอบรายใด ในรูปแบบใด และช่วงเวลาใด ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในกระบวนการจัดการพัสดุ (Supply Management Process) โดย       ขั้นตอนต่างๆ มีดังนี้
                  1) การรับทราบและเข้าใจในความต้องการใช้สินค้าหรืองานบริการ (Recognition of Need)
                  2) การแปลความต้องการไปเป็นรายละเอียดและเงื่อนไขการจัดซื้อ (Description of Need)
                  3) การวิเคราะห์และหาแหล่งสินค้าหรืองานบริการ (Identification and Analysis of Possible Source of Supply)
                  4) การคัดเลือกผู้ส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ และพิจารณารายละเอียดและเงื่อนไขจัดซื้อ (Supplier Selection and Determination of Terms)
                  5) จัดทำและส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ส่งมอบที่ได้รับการคัดเลือก (Preparation and Placement of The Purchase Order)
                  6) ติดตาม และ/หรือ เร่งรัดการสั่งซื้อ (Follow-up and/or Expediting of The Order)
                  7) รับและตรวจสอบสินค้าและงานบริการ (Receipt and Inspection of Goods)
                  8) ตรวจสอบรายการใบส่งสินค้าและดำเนินการชำระเงิน (Invoice Clearing and Payment)
                  9) เก็บบันทึกข้อมูลจัดซื้อและรักษาความสัมพันธ์ผู้ส่งมอบ (Maintenance of Records and Relationships)

บรรณานุกรม
      [1] อดุลย์ จาตุรงคกุล, 2547, การจัดซื้อ, ปรับปรุงครั้งที่ 4, โรงพิมพ์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์, กรุงเทพฯ, หน้า 5, 10, 11, 20-22, 27, 255-258.
      [2] อรุณ บริรักษ์,  2550, กรณีศึกษา: การบริหารงานจัดซื้อในประเทศไทย เล่มที่ 1, พิมพ์ครั้งที่ 1, โรงพิมพ์ ไอทีแอล เทรด มีเดีย จำกัด, กรุงเทพฯ, หน้า 164 -172, 178-180.
      [3] Arjan J. Van Weele, 2005, Purchasing & Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning and Practice, 4th ed., Thomson, London, pp. 12, 251-252.
      [4] Michiel R. Leenders, P. Fraser Johnson, Anna E. Flynn and Harold E. Fearon, 2006, Purchasing and Supply Management with 50 Supply Chain Cases, 13th ed., McGraw-Hill, Singapore, pp. 4-5, 61-62.
      [5] Robert Monczka, Robert Trent and Robert Handfield, 2002, Purchasing and Supply Chain Management, 2nd ed., South-Western, Mason, p. 22.
      [6] Robert Monczka, Robert Trent and Robert Handfield, 2005, Purchasing and Supply Chain Management, 3rd ed., South-Western, Mason, pp. 30-35.

 

จำนวนผู้ชม 131395 ครั้ง

 

  กรุณาล็อกอินเข้าสู่ระบบก่อนเขียนข้อความเสนอแนะความคิดเห็นของท่าน(Comments) หรือให้คะแนนความนิยม (Rating) ของข่าวและบทความ